Gestione documentale e dematerializzazione presso l’Università di Padova

Nel 2023 è stato attivato l'Indice Nazionale dei Domicili Digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro imprese (INAD), istituito dall’art. 6-quater del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Il domicilio digitale costituisce l'indirizzo valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale, ai sensi dell’art. 1, comma 1 lettera n-ter del CAD. Ogni cittadino o altro soggetto interessato può registrarsi su INAD alla pagina https://domiciliodigitale.gov.it/ per eleggere il proprio domicilio digitale presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, così come definito dal Regolamento eIDAS. Per l'invio delle suddette comunicazioni, a decorrere dal 6 luglio 2023, le Pubbliche Amministrazioni devono utilizzare il domicilio digitale qualora eletto dal cittadino. 

Sono state date indicazioni agli uffici e alle strutture di Ateneo di consultare l’INAD alla pagina https://domiciliodigitale.gov.it/ per verificare l’eventuale elezione di un domicilio digitale, prima di inviare una comunicazione in partenza avente valore legale. 

Nel 2024 sono stati aggiornati i flussi per la registrazione in Titulus di documenti informatici con firma digitale per aumentare l’utilizzo di documenti informatici e ridurre il numero di documenti analogici che richiedono l’utilizzo e la gestione di grandi quantità di carta. 

Sono state introdotte nuove funzionalità che ampliano lo spettro delle possibili applicazioni del flusso per la registrazione nel sistema di gestione documentale (Titulus) di documenti informatici con firma digitale. 

È ora possibile avviare flussi di firma anche per: 

◦ documenti che richiedono la sottoscrizione di più di un firmatario, grazie all’introduzione della nuova azione “Firma e inoltra al firmatario successivo” disponibile per tutte le categorie di documenti su cui è attivo il flusso 

◦ protocolli tra uffici dell’Amministrazione Centrale, utilizzando la voce di indice “Iter di firma” nella sezione “Originale” (non nella sezione “Minuta”) 

◦ documenti non protocollati, utilizzando la voce di indice “Iter di firma” in modo analogo a quanto accade per i protocolli in partenza 

Nel 2025 è proseguita l'attività di dematerializzazione della documentazione di Ateneo:

• in collaborazione con l'Ufficio Ragioneria è stata fatta un'analisi sulle “notule di prestazione” dei professionisti che richiedono l'apposizione della marca da bollo e quindi vengono ancora prodotte come documenti cartacei. Sono state date indicazioni agli uffici e alle strutture per dare la possibilità ai professionisti di produrre un documento informatico che riporti il numero della marca da bollo che viene quindi annullata.
• In collaborazione con l'Ufficio Fiscalità è stat sviluppata una procedura che prevede la conservazione digitale delle copie informatiche degli scontrini e altre pezze giustificative delle spese di missione dei dipendenti dell'amministrazione centrale. In questo modo né l'Ateneo, né gli utenti sono tenuti a conservare le copie cartacee.